为进一步加强公共资源交易项目档案管理,积极为交易市场各方主体提供高效、准确的档案服务。近日,汝南县公共资源交易中心多措并举,积极开展标准化档案室建设,不断规范档案管理,切实推进公共资源交易服务规范化、电子化。
明确专人管理档案,夯实档案管理责任。汝南县公共资源交易中心根据《档案法》和省市县有关档案管理的法律法规规定,结合中心工作实际,明确一名副主任专职负责档案工作,配备信息股专职档案员,以及政府采购和建设工程招投标专职档案员,认真做好交易项目档案的收集整理、保存备份等工作。
加强硬件设施建设,提升档案存放环境。汝南县公共资源交易中心积极争取专项资金,对一楼2个档案室进行改造升级,拆除了原有的储物架,包装了室内墙面,安装了吊顶和通风设施,购买了专用档案柜、档案盒等物品,着力改善提升档案存储条件,打造标准化档案室建设。同时,定期通风,严控档案室温度、湿度,保持室内干净、整洁,防止档案受潮、霉变、虫蛀、鼠咬。
规范档案立卷存储,便于档案调阅查询。汝南县公共资源交易中心根据当前工作实际情况,将公共资源交易项目归档资料分为建设工程招投标、政府采购、地产和产权交易四大类,遵循“一事一卷”要求,实行“一档一盒”,按照项目交易先后顺序统一规范编制档案目录清单,并按规定备注标签,建立相应索引,分类存放,便于调阅查询,有效提升档案管理规范化水平及档案利用效率。
实行电子档案“双备份”,推进档案管理转型升级。汝南县公共资源交易中心根据全流程电子化要求,积极改变传统的档案管理模式,实行交易项目电子档案“双备份”,每次项目交易结束后,对于需要存储的开评标等影像视频资料,分别由建设工程招投标、政府采购业务股室刻录备份1份,信息股工作人员刻录存档1份,避免了电子档案丢失,确保了档案安全,助推了档案管理工作向电子化、数字化转型升级。(吴国华 李艳峰)
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